Práce stále pribúda, ale nie sú ľudia. Získavanie ďalších zamestnancov sa stáva nočnou morou azda každého zamestnávateľa. Šikovní už dávno kdesi pracujú, skúsení majú vysoké platové očakávania a ostatní nezamestnaní sú často poriadnym orieškom pre vzdelávanie v rámci firmy. Situácia pripomína rok 2008. Ideálny čas pozrieť sa, ako prebieha práca v kanceláriách – optimalizovať nevýrobné procesy.
Obr. 1. Výsledok nedávneho prieskumu spoločnosti ManpowerGroup
Tradičnými oblasťami pre zlepšovanie procesov vo firmách sú výroba a logistika. Ostatné oddelenia firmy akosi ešte stále unikajú pozornosti procesných inžinierov. Analýzy a skúsenosti IPA Slovakia však opakovane poukazujú na veľký potenciál práve v kanceláriách. Pole neorané. Ak je práce veľa, prijme sa časom ďalší človek.
Zastávame však názor, že existuje aj iná cesta – lepšie využiť súčasné kapacity. Zrušiť či optimalizovať procesy bez pridanej hodnoty a získaný čas využiť na zmysluplné aktivity, ktoré firmu dokážu posunúť ďalej.
Obr. 2. Členenie času optikou Lean
Postup optimalizácie vo Vašej firme by mohol prebiehať nasledovne:Ukážky vybraných výstupovAnalýza štruktúry procesov vo firme až na úroveň jednotlivých oddelení.
Obr. 3. Prvá úroveň procesov vo firme 
Obr. 4. Prehľad počtu pracovníkov na vybranom oddelení
Obr. 5. Prehľad zapojenia jednotlivých pracovníkov do konkrétnych procesov
Následným krokom je overenie popisov prác pre vybranú skupinu pracovníkov. Vykonávanie činností je odsledované priamo na pracovisku.
Obr. 6. Štruktúra spotreby času vybranej skupiny pracovníkov
Pozornosť je venovaná výstupom a ich opodstatnenosti. Samostatnú oblasť tvorí analýza informačného toku, jeho prerušení, duplicít a schopnosti pružne reagovať na zmeny.
Obr. 7. Ukážka z výstupu analýzy VSM 4.0
Základným krokom pri analýze je preskúmanie vykonávaných činností, posúdenie ich opodstatnenosti a produktivity. Súčasťou analýzy je aj definovanie potrebných opatrení, vedúcich k zlepšeniu súčasného stavu.
Výsledkom sú merateľné zlepšenia procesov.
Obr. 8. Ukážka jedného zo zlepšení
Záver
Ďalších zamestnancov prijať pravdepodobne nepotrebujete. Odbremeňte existujúcich pracovníkov od vykonávania neefektívnych činností a ich dostupnú kapacitu následne nasmerujte na zmysluplné aktivity, ktoré firmu dokážu posunúť ďalej. Radi Vám pomôžeme v dosahovaní merateľných zlepšení.
Autor: Lukáš Richter, IPA Slovakia, s.r.o.
Obr. 1. Výsledok nedávneho prieskumu spoločnosti ManpowerGroupTradičnými oblasťami pre zlepšovanie procesov vo firmách sú výroba a logistika. Ostatné oddelenia firmy akosi ešte stále unikajú pozornosti procesných inžinierov. Analýzy a skúsenosti IPA Slovakia však opakovane poukazujú na veľký potenciál práve v kanceláriách. Pole neorané. Ak je práce veľa, prijme sa časom ďalší človek.
Zastávame však názor, že existuje aj iná cesta – lepšie využiť súčasné kapacity. Zrušiť či optimalizovať procesy bez pridanej hodnoty a získaný čas využiť na zmysluplné aktivity, ktoré firmu dokážu posunúť ďalej.
Obr. 2. Členenie času optikou LeanPostup optimalizácie vo Vašej firme by mohol prebiehať nasledovne:Ukážky vybraných výstupovAnalýza štruktúry procesov vo firme až na úroveň jednotlivých oddelení.
Obr. 3. Prvá úroveň procesov vo firme Obr. 4. Prehľad počtu pracovníkov na vybranom oddelení
Obr. 5. Prehľad zapojenia jednotlivých pracovníkov do konkrétnych procesovNásledným krokom je overenie popisov prác pre vybranú skupinu pracovníkov. Vykonávanie činností je odsledované priamo na pracovisku.
Obr. 6. Štruktúra spotreby času vybranej skupiny pracovníkov Pozornosť je venovaná výstupom a ich opodstatnenosti. Samostatnú oblasť tvorí analýza informačného toku, jeho prerušení, duplicít a schopnosti pružne reagovať na zmeny.
Obr. 7. Ukážka z výstupu analýzy VSM 4.0Základným krokom pri analýze je preskúmanie vykonávaných činností, posúdenie ich opodstatnenosti a produktivity. Súčasťou analýzy je aj definovanie potrebných opatrení, vedúcich k zlepšeniu súčasného stavu.
Výsledkom sú merateľné zlepšenia procesov.
Obr. 8. Ukážka jedného zo zlepšeníZáver
Ďalších zamestnancov prijať pravdepodobne nepotrebujete. Odbremeňte existujúcich pracovníkov od vykonávania neefektívnych činností a ich dostupnú kapacitu následne nasmerujte na zmysluplné aktivity, ktoré firmu dokážu posunúť ďalej. Radi Vám pomôžeme v dosahovaní merateľných zlepšení.
Autor: Lukáš Richter, IPA Slovakia, s.r.o.